Vous êtes ici : AccueilRÉCIT  > La gestion du temps avec les TIC


La gestion du temps avec les TIC




7 février 2012
 

Le 20 janvier 2012, j’animais un atelier sur la gestion du temps avec les TIC dans le cadre des journées TIC FGA Montérégie. Pour animer cette demi-journée, j’ai utilisé un Prezi. Or, un prezi, c’est visuellement intéressant mais il lui manque la possibilité de consulter facilement les différents éléments notionnels à la pièce.

Pour pallier cette lacune, j’ai repris tous les éléments du Prezi dans le texte ci-dessous.

Introduction

Caractéristiques du temps

incompressible, inélastique, continu et irréversible

Pour mieux déterminer les actions qui vous permettront d’améliorer votre gestion du temps, j’ai scindé en plusieurs éléments :
- gestion de l’agenda
- gestion des tâches
- des habiletés liées aux réunions
- gestion des contacts
- gestion des communications


Gestion de l’agenda

Une bonne utilisation de l’agenda est essentielle pour arriver à devenir efficace dans la gestion du temps. Voici les quelques conseils liés à l’agenda :

- N’utilisez qu’un seul agenda (électronique bien sûr).
- Synchronisez votre agenda sur vos différentes appareils (téléphone, tablette, portable, ordinateur).
- Partagez votre agenda avec vos collaborateurs (en n’oubliant pas de marquer vos rendez-vous « privés »).
- Publiez votre agenda sur le web (avec Google Agenda ou avec Microsoft).
- Utilisez un agenda partagé pour la réservation de ressources (salles, portables, projecteurs, etc.).

Quelques conseils généraux sur la gestion du temps avec l’agenda numérique :

- Respectez la loi de Pareto [1].
- Contrez la procrastination.
- Identifiez et enrayez les chronophages.
- Établissez une routine.
- Fixez des objectifs.
- Bloquez du temps à l’agenda pour vous, pour votre planification.


La gestion des tâches

Il est préférable de gérer une liste de tâches au même titre qu’un agenda. Le fait d’établir une liste de tâches permet de mieux atteindre les objectifs visés. Votre logiciel de courrier électronique propose sans doute un outil de tâches.

Lorsque le nombre de tâches augmente dans la liste, il convient de faire du ménage pour la rendre plus gérable. Vous pouvez trier en utilisant la technique des 4 quadrants de la liste de tâche. Le principe est simple, pour chaque tâche, attribuez deux qualités :
- urgence
- importance

Avec deux indicateurs (haut ou bas) pour chaque qualité, vous obtenez quatre possibilités selon les quadrants ci-dessous :

Une fois vos tâches triées dans ces quadrants, appliquez les règles suivantes :
- Les tâches du quadrant 1 : faites-les maintenant.
- Les tâches du quadrant 2 : décidez du moment pour accomplir ces tâches.
- Les tâches du quadrant 3 : à la poubelle ! Supprimez ces tâches de votre liste !
- Les tâches du quadrant 4 : Déléguez ces tâches.

Autres conseils liés aux tâches
- Scindez les tâches complexes en plusieurs tâches simples.
- Apprenez à déléguer.
- Indiquez un délai, une échéance pour une tâche [2].
- Établissez des priorités [3].
- Réservez du temps de contingence [4].


Habiletés liées aux réunions

Avant la réunion

Une bonne préparation, ça aide à tenir une réunion efficace...
- Utilisez la fonction demande de réunion de votre agenda
- Utilisez Doodle si vous avez des participants qui n’ont pas accès à votre serveur d’agenda
- Ouvrez un espace de corédaction pour concevoir l’ordre du jour
- Évitez les déplacements en organisant des réunion virtuelles (par exemple, Google+ offre les bulles à 10 personnes gratuitement).

Durant la réunion

- Favorisez la prise de note électronique (utilisez un etherpad pour une prise de notes collaboratives).
- Respectez la loi d’Illich (prenez des pauses).
- Réduisez le papier et utilisez un projecteur


Gestion des contacts

Au même titre que l’agenda, synchronisez vos contacts sur vos différents appareils (ordinateur, tablette et mobile).

Utilisez le format vcard pour transmettre vos coordonnées. Ce format interopérable évitera à vos correspondants d’avoir à copier coller ou retaper vos informations dans leur logiciel de gestion de contacts.


Gestion des communications

En lien avec le téléphone

- Mettez en fonction la boite vocale pour ne pas être interrompu [5].
- Retournez vos appels à un moment régulier et prédéterminé dans la journée.
- Préparez à l’avance votre conversation téléphonique en précisant les points à discuter.
- Précisez à votre interlocuteur en début d’appel le temps dont vous disposez pour l’appel.
- Consignez les notes d’appel directement à l’ordinateur (avec Outlook, utilisez une entrée du journal).
- Si vous gérez du personnel, organisez l’horaire de vos employés de façon coopérative pour la prise d’appels.

En lien avec le courriel

- Respectez le principe OHIO
- Utilisez le fonction courrier indésirable
- Désabonnez-vous des listes non pertinentes
- Répondez diligemment à vos courriels
- Relevez votre courriel à des moments fixes
- Retirez les alertes


Conclusion

Selon plusieurs, il existe un mot de trois lettres qui est l’outil de gestion du temps le plus efficace.

Dire NON à quelqu’un, c’est comme dire se dire oui à soi-même.

Et pour ceux qui préfèrent le visuel de prezi... le voici :

[1] J’explique la loi de Pareto dans cet article.

[2] Pour respecter la loi de Parkinson : le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.

[3] Respectez la loi de Laborit (ou la loi du moindre effort) : faites le plus difficile en premier !

[4] Respectez la loi de Murphy : gardez-vous une marge de manoeuvre.

[5] Vous respecterez ainsi la loi de Carlson.

Répondre à cet article


  

 

La gestion du temps avec les TIC
« avril 2014 »
L M M J V S D
31 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 1 2 3 4
 
Journée pédagogique montérégienne du 25 avril 2014
jeudi 20 mars

La journée pédagogique montérégienne (JPM) aura lieu le vendredi 25 avril, à l’École professionnelle de Saint-Hyacinthe (EPSH).

Les inscriptions s’effectuent en ligne dans Moodle, dans le salon montérégien des enseignants, dès 8 h le lundi 24 mars, et ce, jusqu’au 28 mars.

Si vous éprouvez des difficultés, n’hésitez pas à contacter le service de soutien à info@fgamonteregie.qc.ca.

Vous pouvez consulter le programme dès maintenant :

PDF - 878.1 ko
Programme_JPM_25avril2014.pdf